Hội thảo hay Hội nghị khách hàng là một sự kiện được tổ chức thường niên trong doanh nghiệp. Với thành phần khách mời là những khách hàng, đối tác chiến lược. Đây là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân sự ủng hộ của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Hiểu được tầm quan trọng giá trị trong chương trình, THREE KINGS EVENTS chia sẻ cách thức tổ chức sao cho thành công!
CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ – HỘI THẢO KHÁCH HÀNG
1. Địa điểm tổ chức.
Địa điểm tổ chức là công việc đầu tiên mà chúng tôi muốn tư vấn cho khách hàng, vì trên phương diện thành công của một chương trình, địa điểm chiếm tới 30%. Chính vì thế, THREE KINGS EVENTS đã liên kết với hơn 100 hệ thống khách sạn – nhà hàng cấp tiêu chuẩn 4 – 5 sao để giúp quý khách có lựa chọn hợp lí nhất khắp khu vực Hà Nội và trên cả nước. Vì không những mang đến sự sang trọng, đẳng cấp mà các hệ thống khách sạn, nhà hàng này còn có điều kiện tốt nhất để phục vụ.
2. Ngân sách khi tổ chức.
Ngân sách sự kiện luôn là điều quan trong, mà người lập kế hoạch tổ chức đặc biệt quan tâm. Việc dự toán ngân sách chi trả cho chương trình tổ chức sự kiện cần được thực hiện ngay khi sự kiện vừa được lên kế hoạch. Đó là yếu tố tiên quyết, quyết định các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện đó. Chúng tôi luôn hướng tới tầm trung hoặc khá, để đảm bảo chất lượng sự kiện diễn ra ở mức tốt nhất.
3. Nhân sự trong tổ chức sự kiện.
Nhân sự tổ chức trong sự kiện rất quan trong, đây cũng có thể coi như 40% yêu tố quyết định trong chương trình, ngoài những yếu tố khác về kịch bản chi tiết, hệ thông âm thanh – ánh sang và nhà hàng. Nên một sự kiện thành công không thể không thể kể đến vai trò của đội ngũ thành viên trong Ekip tổ chức sự kiện.
- PG, ca sĩ, ban nhạc hay nghệ sĩ hài: Đội chuyên nghiệp, nổi tiếng luôn tạo ấn tượng đầu tiên khi khách hàng đến tham dự sự kiện là một lợi thế lớn.
- Người dẫn chương trình: Đằng sau cả một kịch bản cung phu và ấn tượng thì cần có một người MC thổi hồn vào đó cho hay và hấp dẫn. Nhằm kết nối được doanh nghiệp tới khách hàng tham dự, đó là điều mà THREE KINGS EVENTS luôn đặc biệt quan tâm mỗi khi diễn ra sự kiện.
4. Kịch bản chương trình.
Sau đây là nội dung của một kịch bản chương trình hội nghị khách hàng tổng quát.
4.1. Phần lễ chương trình tổ chức hội nghị khách hàng.
Phần lễ chương trình tổ chức hội nghị khách hàng thường diễn ra trong vòng 1 tiếng đồng hồ, bao gồm những nội dung sau:
Tiếp đón khách mời: Bố trí lễ tân đón khách mời từ cổng vào, hướng dẫn khách đăng ký và cài hoa lên áo cho khách. Sau đó hướng dẫn khách đến khu vực backdrop để check-in và vào khu vực tiệc nhẹ (nếu có).
Lễ tân hướng dẫn khách vào khu vực hội trường chính, ổn định chỗ ngồi
Tiết mục biểu diễn nghệ thuật của ca sĩ hoặc nhóm múa
MC tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời và đại biểu
Trình chiếu clip nhìn lại chặng đường hoạt động của doanh nghiệp MC mời đại diện công ty lên phát biểu.
4.2. Phần hội chương trình tổ chức hội nghị khách hàng
Phần hội thường được diễn ra trong 1,5 đến 2 tiếng đồng hồ, sau khi khách tham dự dùng xong tiệc, bao gồm những nội dung sau:
Chương trình biểu diễn văn nghệ sôi động, đặc sắc nhất
Gameshow sân khấu vui nhộn Chương trình Lucky draw – Bốc thăm may mắn
Tặng quà, chụp ảnh kỷ niệm
Đưa tiễn khách ra về
Trên đây là một số thông tin cơ bản để tổ chức một chương trình hội thảo – hội nghị tri ân khách hàng. Hội nghị khách hàng là dịp để bạn tạo ấn tượng, tang cường sự gắn bó của những khách hàng thân thiết, đồng thời cũng là cơ hội tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng khác.
Vậy nếu gặp khó khăn hay liên hệ đến THREE KINGS EVENTS để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất.